DESEMPEÑO DEL AUDITOR LÍDER

El auditor líder es la persona que, conforme a la planeación vigente, se encargará de coordinar los trabajos del equipo auditor en la entidad federativa. Se ha planeado que se formarán (por la DAO) dos en cada estado.
El responsable del SGC en el país (representante de la dirección a nivel nacional) indicará al responsable en el estado, que deberá comunicar a uno de los dos auditores líder vigentes en el estado, que debe proceder a realizar una determinada auditoría, conforme a lo indicado en el programa de auditorías autorizado. A partir de allí, iniciarán las responsabilidades del auditor líder.
La mayor de las responsabilidades del auditor líder es la misma de todo directivo: obtener el mayor rendimiento del equipo auditor puesto bajo su liderazgo. Para ello, podría aplicar (al menos, por favor, ¡inténtenlo!) las sugerencias siguientes:
- Tomar más decisiones, mejores, más rápidas y más enfocadas en los temas que signifiquen mayor eficacia de la auditoría;
- Mejorar la ejecución de las estrategias seleccionadas para desarrollar la auditoría
- Aumentar la agilidad de la gestión de la auditoría, corrigiendo el rumbo con rapidez, cuando sea necesario, y recompensando a los miembros del equipo auditor de acuerdo con los resultados que obtenga el grupo y cada uno de ellos.
Si no le es posible recompensar adecuadamente a los integrantes del equipo auditor, al menos, déles el reconocimiento debido y oportuno. Aplique sus conocimientos sobre las necesidades humanas, de Abraham Maslow.
Cierto, no es tan fácil ser auditor líder. Por éso se han seleccionado tan cuidadosamente.
¡Éxito para todos!

3er entrada. Curso de Auditores Internos en Puebla

Estimados participantes al curso en Puebla.
Soy afortunado por contar con su participación en este curso.
Estoy a su disposición para ayudarles a construir el conocimiento que necesitan para cumplir con el papel que les ha asignado la historia de los CECATI.
Esta vez, acudan a sus conocimientos del proceso de auditoría o a su Cd del curso y contesten las siguientes cuestiones:
1.- ¿Cuál es el objetivo central de una Auditoría del SGC?
2.- Enliste los principales fines de una auditoría interna
3.- Explique las diferencias entre auditoría de 1a, de 2a y de 3er parte.
La fecha límite para realizar sus comentarios a esta parte del Blog es el próximo miércoles 3 de octubre, a las 14:00 hrs, tiempo de México.
Tal vez no han captado la intención de este Blog; el estudio compartido facilita el aprendizaje, cuando se intercambian opiniones con iguales, suelen encontrarse enfoques que aclaran el camino a recorrer para entender algún asunto en discusión.
¡Aprovechen la oportunidad y participen!; sigo estando a la espera de sus dudas o consultas.

Semana del 24 al 28 de sept. 2007

"Hay que hacer buenos planes, aunque la realidad insista en contradecirnos".
Aunque no se observa en los participantes mucha intención de trabajar en los materiales del curso y la moral de quien esto escribe "baja" ligeramente, seguiremos emitiendo tareas a realizar COMO CONDICIÓN PARA SER ACEPTADOS EN EL TALLER.
La tarea de esta semana proviene del tercer módulo del curso "virtual".
Por favor, contesten las siguientes preguntas, INSERTANDO SUS COMENTARIOS EN ESTE BLOG.
- ¿En qué casos es necesario realizar visita(s) previa(s) a la organización a auditar?
- ¿Qué actividades deben realizarse en la reunión de apertura?
- ¿En qué momento decide el Equipo Auditor cuáles hallazgos se clasificarán como "No conformidades"?
El plazo para insertar sus respuestas y hacer comentarios a las entradas realizadas por otros compañeros, es el próximo jueves 27 de septiembre, a las 21:00 hrs. (hora de México)
No sé ustedes, pero a mí, el futuro me interesa mucho, porque en él viviré un buen tiempo.
¡Ánimo!
Anímense a usar estas herramientas "modernas", que seguramente muchos de nuestros capacitandos usan cotidianamente.

EL PROCESO DE LA AUDITORÍA

El segundo tema del curso virtual se dedica al proceso de la auditoría y lo describe como equivalente a la evaluación en la impartición de cursos.
Responda las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo central de la auditoría interna del SGC?
- Con qué fines se realiza una auditoría interna?
- Conforme a los principios del muestreo, ¿cuál sería la cantidad correcta de egresados a encuestar en su plantel, para que los resultados sean válidos estadísticamente?
Y, aunque aún no observo sus comentarios a la entrada anterior, para realizar las de ésta, el plazo es el próximo lunes 24, a las 13:00 hrs.
Obviamente, ahora sus respuestas ( o su ausencia) formarán parte de mis reportes a la DGCFT.
¡Ánimo, todo es para lograr un mejor servicio a nuestros capacitandos!

¡INICIO DEL CURSO DE AUDITORES INTERNOS EN PUEBLA!

Estimados compañeros de los CECATI 8, 18 y 139, designados para participar en el curso de Formación de Auditores Internos:
Los aforismos siguen siendo la destilación más pura del conocimiento humano; uno de ellos dice que "No hay plazo que no se cumpla". Finalmente, el curso para formar auditores internos del SGC institucional, se llevará a cabo formalmente en la semana del 8 al 12 de octubre próximo. Pero en realidad lo iniciaremos hoy.
Con la experiencia de que en los cursos anteriores nos ha fallado el trabajo previo de los participantes, esta vez usaremos nuevas estrategias y deberán realizar ciertas tareas que les comunicaré por este medio. Tal vez todos ustedes ya terminaron incluso el estudio del curso virtual que se les proporcionó en Cd, así que, recordando lo estudiado o consultando la información, respondan las siguientes preguntas:
1.- ¿Cuáles son los mecanismos de control del SGC?
2.- ¿Es importante calcular el número de auditores internos requeridos para una auditoría interna?; fundamente su respuesta y, de ser ésta afirmativa, indique la manera de hacerlo.
3.- ¿Cuáles son las principales etapas de una auditoría interna?.

Sus respuestas deberán hacerlas insertando el comentario en este blog; de esta forma, todos podrán leer las respuestas de los demás y manifestar si están de acuerdo o no.
El plazo máximo para hacerlo, es el próximo jueves 20 de septiembre, a las 13:00 hrs.
Cualquier duda, sírvanse planteármela por correo electrónico.

¡EL PLAN, EL PLAN!

Todas las actividades realizadas previamente, se aprovechan ahora para elaborar el Plan de la Auditoría. Para ello se diseñó el formato DGICO-CA-PG-008-01; para efectos del curso, llene el formato tomando el papel de auditor líder.
Para llenar el "recuadro de identificación" del formato, los datos de Nº de auditoría, Área y/o Proceso y fecha de realización, los extrae del Programa de Auditorías o de la notificación de la autoridad que le solicite realizar esa auditoría. En equipo de auditores, escriba el nombre de las personas que ha seleccionado (aplicando todo lo señalado en la entrada anterior en este Blog) para acompañarlo en la auditoría, verificando previamente que las personas estarán disponibles en las fechas y horarios contenidas en el Plan. En la columna "Función", simplemente describa si la persona es Auditor, Auditor en Formación o Experto Técnico, o si desempeña alguna otra función contemplada en la norma ISO 19011:2002. Por último, en la columna "Responsabilidad", detalle lo que "auditará" cada una de las personas listadas; puede citar solamente los códigos de los procesos o numerales de la norma ISO 9001:2000 que se le asignan al auditor.
Lo que sigue es realmente el Plan, tan largamente anunciado.
En el punto I. Objetivo(s) escriba el objetivo que se le dió a la auditoría en el Programa de Auditorías del plantel.
En II. Alcance, lo mismo que escribió en el recuadro de identificación en "Área y/o Proceso"
En III. Recursos, detalle lo que necesitará todo el Equipo auditor para que la auditoría sea realizada exitosamente.
En IV. Actividades, describa en forma general la m etodología de trabajo seleccionada: entrevistas al personal en campo, revisión de muestras estadísticamente, observación directa de registros de calidad, etc.; estas actividades pueden describirse a mayor detalle en algún documento que se anexa, por lo que aquí debería mencionarse este hecho.
En V. Criterios de Auditoría, se describe "aquello contra lo que se hará la comparación". Recuerde que una auditoría es como una evaluación con enfoque de normas de competencia, en cuyo caso diríamos que son precisamente, los "criterios de competencia", es decir, aquello que describe la norma para que el evaluador dictamine si lo evaluado "cumple o no cumple". En nuestro caso, se escribe la norma o documento (s) contra el cual compararemos lo que observemos durante la auditoría.
No es superfluo señalar que, al elaborar el Plan de la Auditoría, el auditor líder debe procurar ubicar a cada auditor en los aspectos en los que éste es más competente (a menos que se encuentre en formación) y que las cargas de trabajo deben ser balanceadas.
Por último, llene con sus datos la fila "Elaboró" en el recuadro de control del formato y, en la última, la de "Aprobó", los del director del plantel y proceda a recabar su firma de autorización.
Todo estará listo para iniciar la auditoría en campo.
Cuando las cosas se planean adecuadamente, los resultados rara vez son sorprendentes: se obtiene lo esperado. ¿Le queda claro lo que se espera de una auditoría interna?

SELECCIÓN E INTEGRACION DEL EQUIPO AUDITOR

La etapa 5.2 del procedimento gobernador DGICO-CA-PG-008 señala que el Auditor Líder debe "seleccionar e integrar al grupo auditor considerando ....."; además de lo que indica la actividad citada, recuerde aplicar también la fórmula que al respecto se menciona en el curso virtual para auditores internos, en su módulo de INTRODUCCIÓN. Piense que, mientras no estén formados y asignados los auditores líder en cada estado de la federación, su director de plantel podría solicitarle que cumpla con estas funciones; así que calcule el número de auditores que necesita tener el grupo auditor para realizar la primer auditoría interna contemplada en el Programa de Auditorías vigente en su plantel.
RECOMENDACIÓN: No haga caso al anexo 9.5; es basura colocada para confundir a los principiantes y usted no quiere verse como novato, ¿o sí?. Aplique sólo el documento DGICO-CA-PG-008-003 "Criterios para la Calificación de los Auditores Internos"; inicie llenando el formato de la página 3 de dicho documento. Las instrucciones para el llenado correcto están en las páginas 1 y 2 del mismo documento.
ATENCIÓN.
Observe que deberá llenar también un ejemplar del formato de la página 4 por cada auditor evaluado (aunque al final no lo incluya en el equipo auditor, por diversas circunstancias) y, aunque en ninguna parte se aclara, usted deberá integrar un expediente por cada auditor que evalúe. En dicho expediente debe incluir copias fotostáticas de los diversos documentos en que se haya basado para calificar los elementos solicitados en el formato.
Por esta razón, los participantes del taller deberán llevar a la primer sesión, una copia fotostática simple de su acta de nacimiento, de su comprobante del grado máximo de estudios que tengan y de cualquier curso/seminario/diplomado en el que hubieran participado, en materia de calidad, auditoría de los SGC o temas afines.
Nos seguimos leyendo y agradezco los comentarios que han enviado los diversos compañeros y amigos que conocen ya el Blog.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE LA AUDITORÍA

La etapa 5.3 del Procedimiento Gobernador DGICO-CA-PG-008 señala que el auditor líder/Grupo auditor deben "Elaborar el plan y el programa de auditoría específico (anexo 9.1 de este procedimiento) con base en la revisión de la documentación pertinente del SGC."
Cuando se busca el anexo 9.1 señalado, resulta que se trata del formato para el Programa de auditorías (DGICO-CA-PG-008-01) pero el formato tiene como título "Plan de auditoría interna".
Con la intención de eliminar cualquier confusión debido a estas referencias diferentes, basta estudiar el formato y vemos que su punto IV. Actividades, permite emplearlo como formato para el plan de una auditoría interna específica y, como no contiene los elementos que la norma sugiere para el Programa de auditorías, deducimos que se trata del formato para el plan. El programa ya debió haber sido elaborado por los participantes, empleando el formato que les envié la semana pasada por correo electrónico a los participantes al curso-taller.
Procedamos entonces, a "cumplimentar" el formato para la auditoría que realizaremos al CECATI 008. El Nº de auditoría es 01, conforme al programa de auditorías del CECATI 008. Las áreas y/o procesos serán "todas las áreas y todos los procesos comprendidos en el alcance del SGC". La fecha de la auditoría, la señalada en el programa: 26 y 27 de julio de 2007.
El auditor líder responsable de esta auditoría será el coordinador del curso: Ing. Alberto Alvarado Moctezuma. Por este punto, es necesario que a la mayor brevedad, la DAO imparta un curso de Formación de auditores Líder (serán dos auditores líder por entidad federativa, como ya se ha comentado) de los cuales, el responsable nacional del SGC de la DGCFT elegirá a uno y le asignará la responsabilidad de organizar la auditoría en cuestión. Este auditor líder deberá seleccionar al equipo de auditores que le acompañará en la auditoría, para lo cual debe utilizar el Instructivo de Trabajo código DGICO-CA-PG-008-03.
Aunque la actividad 5.2.1 señala que debe aplicarse el anexo DGICO-CA-PG-008-05 ("Justificación de Programación de Auditoría"), olvídelo. Ni cumple una necesidad de la auditoría, ni es un requerimiento de las normas ISO, ni se menciona siquiera en el procedimiento respectivo.
El formato pide, para cada miembro del equipo auditor, Nombre, Función y Responsabilidad. En función se debe declarar si es auditor, auditor líder o auditor en formación (o alguna otra función reconocida por la norma ISO 19011, como "Experto Técnico", aunque éste, en la columna "Responsabilidad" no deberá tener asignadas responsabilidades de auditar, sino como se señala en la norma, solo debe "aportar conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor").
Los renglones Objetivo(s), Alcance, Recursos y Criterios de auditoría, simplemente se extraen del Programa de auditorías del plantel y el IV. Actividades, se rellena con los puntos de la norma o del SGC del CECATI que se le han asignado a la persona en cuestión para que los audite.
Por último, se recaban los datos de las personas responsables de la elaboración y aprobación del plan y las respectivas firmas.
El recuadro de Control de Emisión del formato, se borra. Listo, el Plan de la auditoría está terminado.
Continuremos con la descripción meticulosa de las siguientes actividades de l a auditoría interna en los próximos días. No he recibido ninguna aportación de ustedes al foro; si tiene algún problema para ingresar a él envíenme mensaje a mi correo electrónico que todos ustedes conocen.
Buenas noches.

LA REVISIÓN DOCUMENTAL

Antes de realizar la revisión documental del SGC que se pretende auditar, hay que considerar que de dicha revisión podría derivarse la decisión de NO REALIZAR LA AUDITORÍA.
En efecto, si en la revisión se detectan desviaciones graves al cumplimiento de los objetivos de la auditoría y/o los criterios contemplados para la misma, lo más prudente sería declarar que no es conveniente realizarla hasta que sean subsanadas las deficiencias encontradas.
Ahora bien, no es suficiente verificar que la organización tiene los documentos que solicita la norma ISO 9001:2000 en su numeral 4.2.1, "Requisitos de la Documentación, Generalidades", sino que también se debe comprobar que dicha documentación cumple con lo señalado en los incisos a), b) y c) del mismo requerimiento.
En esta actividad empiezan a aplicarse los conocimientos adquiridos en el curso de implantadores, porque por ejemplo, deberá revisarse que el ejemplar de Política de Calidad que se reciba, cumple con lo requerido en el numeral 5.3 (aquí solo aplican los requerimientos de los incisos a, b y c; los requisitos d y e se revisarán hasta la auditoría en campo)
De igual forma, los objetivos de la calidad deberán cumplir con lo señalado en el apartado 5.4.1 de la norma y todos los documentos recibidos deberán cumplir con lo que la organización hubiera señalado en su procedimiento para "Control de los documentos".
En el caso de nuestro SGC, si se hubieran recibido documentos impresos, éstos deberían estar marcados con un sello de "Documento no controlado, sólo para información" o quizá, "Documento controlado" y su correspondiente número de copia controlada, si así se previó oportunamente.
Una vez que la revisión documental permite concluir que la auditoría interna podrá desarrollarse y que es posible lograr los objetivos que le han sido marcados, el equipo auditor debe proceder a elaborar el PLAN DE LA AUDITORÍA.
Hablaremos del plan en la siguiente entrega. Gocen del bien merecido receso escolar.

2a ACTIVIDAD DE AUDITORIA

Para elaborar el Programa de Auditorías del CECATI, en realidad se debe consultar la norma NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2002 desde su página 4 (apartado 5.1 Generalidades) hasta el apartado 5.3.2 Recursos del programa de auditoría (página 8). El procedimiento Gobernador aplicable es el DGICO-CA-PG-008, según lo detalla el Manual de la Calidad en su página 30/35.
Aunque este procedimiento contiene varias actividades que no son claras, debido a la confusión entre "Programa de auditoría" y "Plan de la auditoría", en la sección 5 de dicho procedimiento, se aclara que, inmediatamente después de haber integrado el equipo auditor, lo siguiente es HACER LA REVISIÓN DOCUMENTAL. Posteriormente, se deberá elaborar el PLAN DE LA AUDITORÍA, al que denomina "Programa de auditoría específico", empleando el formato DGICO-CA-PG-008-01.
Aunque en estos momentos ya es casi oficial que el taller se pospondrá hasta el 23 del presente mes, es conveniente continuar con las actividades que se van detallando en este blog. Así pues, la siguiente actividad que deben realizar los participantes del taller, es LISTAR LOS DOCUMENTOS QUE DEBERÁN ANALIZARSE EN LA "REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN". Detalle en cuáles documentos se ha basado para determinar cuáles son los documentos a revisar.

INICIO DEL BLOG Y LA AUDITORÍA

La idea de crear este blog nació de la necesidad de organizar algo novedoso que pudieran emplear como actividad generadora de aprendizajes, los auditores internos en formación de los tres CECATI del estado de Puebla, que realizarán un taller del 9 al 13 de julio de 2007, en el CECATI 8.

Los cinco participantes deberán realizar al menos una entrada a este blog en la que aporten su experiencia personal de haber participado en este taller.

Como punto de inicio, creo importante resaltar que la auditoría interna de un SGC nace como las grandes cosas: mucho antes de lo que las personas perciben.

La auditoría de un SGC nace con un "Programa de auditoría", que la organización debe elaborar cuando inicia el diseño de su SGC, no cuando ya ha terminado su implantación.

Por lo tanto, la primer actividad de los participantes al taller descrito, será elaborar el programa de auditorías de su respectivo CECATI; para conocer los requisitos que debe cubrir dicho programa, consulten la página 8 de la norma mexicana NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2002, equivalente a la ISO 19011:2002, que es la que "rige" a las auditorías internas de los SGC.

AUDITORIA DEL SISTEMA DE CALIDAD

El SGC en los CECATI se ha iniciado formalmente desde el año de 2004, cuando los primeros planteles decidieron o se vieron obligados a implantar y certificar un SGC para cumplir con un ordenamiento oficial que los obligaba a ello (este fué el caso de los 4 CECATI que impartían cursos para el autotransporte federal, con autorización de la SCT). De entonces a la fecha, la DGCFT ha recorrido un largo y arduo camino. En julio de 2007, fecha de creación de este blog, alrededor de 70 planteles ya han obtenido la certificación de su sistema de gestión de la calidad.

Pero si los planteles implantaron el SGC por la razones correctas, deberían de realizar el seguimiento y medición de los procesos, evaluar el grado en que su sistema cumple con los requerimientos de la norma ISO 9001:2000, bajo la cual fué diseñado, verificar el cumplimiento de lo que han declarado en los diversos documentos, etc. Todo ello, se realiza mediante la auditoría interna del SGC.

Sin embargo, no podemos dejar de reconocer que existe un déficit en la organización del personal capacitado para realizar esta función. Aunque se han formado ya alrededor de 200 auditores internos, a la mayoría de ellos les falta la experiencia que proporciona la práctica; la intención de este blog es precisamente servir como punto de intercambio de experiencias de todos los auditores internos que se encuentren colaborando en los diversos CECATI del país, independientemente de cómo y quién los capacitó.

Ojalá se cumpla el objetivo. Bienvenidos todos.